Foire aux questions sur le système de paye Phénix

28 février 2017

*MISE À JOUR* - 28 février 2017

Contexte

Ma paye est inexacte. Que devrais-je faire?

Si votre salaire est administré par votre employeur (ministère, agence, organisme), suivez la procédure qu’il a établie.

Si votre salaire est administré par le centre de Miramichi, suivez les instructions ci-dessous.

Des problèmes de paye? Consultez les instructions affichées par le gouvernement dans son site Web.

  • Informez-en votre gestionnaire.
  • Notez dans le détail tout problème que vous éprouvez.
  • Signalez un problème de paye en remplissant le formulaire de rétroaction sur Phénix ou en téléphonant au 1-855-686-4729.
  • Demandez un versement prioritaire ou une avance de salaire si vous avez besoin d’argent immédiatement. Renseignez-vous sur ces options auprès de votre gestionnaire.
  • Les versements prioritaires, qui représentent 66 % de la rémunération brute, sont effectués par les ministères dans un délai de 24 à 48 heures.
  • Pour obtenir une avance de salaire en cas d’urgence, votre gestionnaire doit soumettre une demande d’intervention de paye, dans laquelle il devra fournir des renseignements généraux comme votre code d’identification de dossier personnel (CIDP).
  • Faites un suivi. Si le Centre de la paye vous a déjà donné un numéro de cas, vous pouvez suivre l’évolution de votre cas en utilisant l’outil en ligne de Phénix. Vous pouvez également appeler le Centre au 1-855-686-4729. Ce sera sans doute long avant que vous obteniez une réponse, car le Centre de la paye est très sollicité en ce moment. Il est néanmoins important de signaler les problèmes de paye par téléphone ou en ligne.
  • Pour d’autres renseignements, allez à la page Web intitulée Rémunération à la fonction publique.

Vous ne touchez pas votre plein salaire? Vous n’êtes pas payé? Alors, vous avez droit à des paiements prioritaires; il suffit d’en faire la demande. Le gouvernement vient de changer les règles à cet égard; pour en savoir plus, consultez la page Utilisation des paiements prioritaires.

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Combien faudra-t-il de temps pour régler mes problèmes de paye?

Cela dépend de la nature du problème et des normes de service s’appliquant à votre cas.

On s’occupe en priorité des fonctionnaires qui ne reçoivent pas leur salaire. Ces cas se règlent généralement en deux périodes de paye.

Ensuite, viennent les fonctionnaires qui sont en congé de maternité ou d’invalidité.

Pour tous les autres cas, le délai de règlement varie.

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Comment l’employeur récupérera-t-il les avances et les trop-payés?

Consultez la page Renseignements pour les employés sur l’impôt et le remboursement.

L’AFPC et le Conseil du Trésor ont établi des modalités de recouvrement qui ne causeront pas d’autres soucis financiers aux fonctionnaires. Nous tenions aussi à éviter toute répercussion fiscale désavantageuse aux membres qui ont été trop payés.

L’employeur ne cherchera pas à se faire rembourser tant que les fonctionnaires lésés par Phénix n’auront pas reçu tout l’argent auquel ils ont droit. Si vous n’êtes pas en mesure de rembourser le gouvernement selon les règles établies, vous devriez discuter avec votre employeur d’autres options de remboursement.

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Quand les problèmes de paiement des indemnités, des affectations intérimaires et des heures supplémentaires seront-ils réglés?

L’AFPC fait pression sur l’employeur pour qu’il règle ces problèmes le plus rapidement possible. Le gouvernement estime que ces problèmes seront réglés d’ici l’été 2017. Des mises à jour paraîtront régulièrement sur le site Web du gouvernement.

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Je prends ma retraite. Est-ce que j’aurai de la difficulté à recevoir ma pension à cause des ratés de Phénix?

C’est possible, si le Centre des pensions ne reçoit pas en temps opportun votre formulaire « Information sur la retraite ». Selon la norme de service établie par l’employeur, le traitement de votre dossier devrait prendre 20 jours. Or, l’employeur ne la respecte que dans 25 % des cas.

Les fonctionnaires qui prennent leur retraite doivent quand même suivre la procédure normale, c’est-à-dire envoyer au Centre des pensions leur lettre d’intention qui indique la date prévue de leur départ.

Si vous ne recevez pas votre pension, remplissez le formulaire de rétroaction en ligne sur Phénix ou appelez le Centre de la paye au 1-855-686-4729. Le Centre fera ensuite un suivi. Ce sera sans doute long avant que vous obteniez une réponse, car le Centre de la paye est très sollicité en ce moment. Toutefois, nous pensons qu’il est important de signaler les problèmes de paye par téléphone ou en ligne.

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Je suis en congé d’invalidité, mais je n’ai encore reçu aucune prestation d’invalidité de SunLife. Que faire?

Comme nous l’a expliqué SunLife, elle ne peut pas traiter les demandes d’assurance invalidité tant que l’employeur ne lui a pas envoyé tous les renseignements nécessaires. Et cela vaut pour tous les employés en congé d’invalidité, y compris ceux qui retournent graduellement au travail. Nous travaillons avec l’employeur et SunLife pour régler la situation.

À la suite de la poursuite intentée par l’AFPC et d’autres agents négociateurs, le gouvernement doit aider davantage les membres qui sont en congé d’invalidité, de maternité ou parental et qui éprouvent des difficultés financières à cause de Phénix. Le gouvernement annoncera au cours des prochaines semaines quelle forme revêtira cette aide.

Vous devez signaler ce problème, soit en remplissant le formulaire de rétroaction sur Phénix, soit en appelant le Centre de la paye au 1‑855-686-4729. Puisque vous ne recevez pas de salaire, votre dossier sera traité en priorité. Ce sera sans doute long avant que vous obteniez une réponse, car le Centre de la paye est très sollicité en ce moment. Toutefois, nous pensons qu’il est important de signaler les problèmes de paye par téléphone ou en ligne.

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Que faire si, à cause des ratés de Phénix, je n’ai plus accès au Régime de soins de santé de la fonction publique ou si je n’y ai jamais été inscrit?

Voir : Administration des régimes de prestations d’assurance collective pour le centre des services de paye de la fonction publique

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J’ai demandé un relevé d’emploi, mais je ne l’ai toujours pas reçu. Que faire?

L’employeur doit fournir un relevé d’emploi à Service Canada en votre nom. Habituellement, il le fait par voie électronique. Vous pouvez entamer le processus pour obtenir des prestations d’AE sans votre relevé d’emploi, mais le traitement comme tel pourrait être retardé. Les fonctionnaires en congé de maternité n’ont pas besoin d’un relevé d’emploi pour faire une demande d’assurance-emploi.

Si, à cause de Phénix, Service Canada n’a pas reçu votre relevé d’emploi, il peut vous en remettre un provisoire. Vous devrez lui indiquer votre situation d’emploi et votre salaire normal. Vos prestations d’AE pourraient changer lorsque Service Canada recevra le relevé d’emploi émis par l’employeur, que vous pourrez consulter en visitant Mon dossier Service Canada.

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Est-ce que le gouvernement dédommage les fonctionnaires qui ont dû faire des dépenses imprévues à cause des ratés de Phénix?

Sur la page Web dédiée au système Phénix, vous trouverez des instructions et un formulaire à remplir.

Pour appuyer votre réclamation, vous devrez fournir tous vos reçus et autres documents pertinents. Il est donc très important de les conserver.

Nous surveillons la situation pour nous assurer que le système de dédommagement est juste et efficace.

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Les erreurs du système de paye auront-elles des répercussions sur l’impôt?

Lire les répercussions fiscales liées à Phénix sur le site de l’AFPC.

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Que fait le gouvernement pour régler les problèmes?

À la suite des pressions exercées par l’AFPC, le gouvernement a embauché des conseillères et conseillers en rémunération, ouvert des centres de paye satellites et pris d’autres mesures pour réparer le système Phénix.

Sur le site de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) vous trouverez une description des mesures prises à ce jour ainsique l’échéancier que s’est fixé le gouvernement.

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Que fait le syndicat?

Deux choses : nous poussons le gouvernement à arranger Phénix et nous l’aidons à trouver des solutions aux problèmes de paye.

Voici un aperçu des initiatives entreprises par l’AFPC.

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Devrais-je déposer un grief?

Vous avez le droit d’être payé à temps et correctement. N’oubliez pas toutefois que, dans la majorité des cas, il est peu probable qu’un grief accélère le processus ou se traduise par d’autres avantages.

Nous avons quand même conseillé aux membres ayant de graves problèmes de paye de déposer des griefs s’ils s’inquiètent de perdre leurs recours. Ce type de griefs peut être mis en suspens pendant que le centre de paye traite ces dossiers.

Le processus de réclamation des dépenses mis en place par SPAC est la meilleure façon de se faire rembourser toute dépense imprévue occasionnée par Phénix. Si vous n’êtes pas satisfait du dédommagement offert par SPAC, vous pourrez alors déposer un grief.

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J’ai entendu dire que nos renseignements personnels ne sont pas protégés à cause de failles dans le système. Les miens ont-ils été compromis?

En mai 2016, l’AFPC avait demandé à SPAC si le nouveau système d’administration de la paye protégerait adéquatement les renseignements personnels des fonctionnaires. SPAC avait répondu « oui ». Pourtant, il y avait eu des fuites, comme l’ont rapporté les médias en juillet 2016.

Peu après, la sous-ministre confirmait, dans une lettre ouverte au personnel affichée le 21 juillet sur le site de SPAC, qu’il y avait eu des cas d’atteinte à la vie privée de fonctionnaires.

La lettre mentionne qu’IBM s’était servi du nom, du montant de la paye et du CIDP d’employés pour tester le système Phénix. On y explique aussi qu’environ 70 000 gestionnaires ont pu voir les renseignements personnels de fonctionnaires fédéraux entre février et avril 2016. La sous-ministre conclue en affirmant que ces problèmes étaient réglés.

Selon la ministre Foote, en avril 2016, SPAC a avisé le commissaire à la protection de la vie privée des failles du système. Elle lui a demandé de se pencher de nouveau sur la question.

L’AFPC n’est pas convaincue d’être en possession de toute l’information dans ce dossier et ne comprend pas pourquoi SPAC lui a caché certains faits.

La présidente de l’AFPC, Robyn Benson, a donc écrit au commissaire à la protection de la vie privée pour lui demander de mener une enquête exhaustive afin que les fonctionnaires fédéraux soient convaincus que leur vie personnelle n’a pas été compromise et, dans le cas contraire, sachent quoi faire pour remédier à la situation.

Aucun autre cas d’atteinte à la vie privée n’a été signalé depuis.

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Comment expliquer que le gouvernement n’ait pas prévu tous ces problèmes?

Toutes les parties s’entendaient sur un point : il fallait moderniser l’administration de la paye et remplacer le système désuet qui était en place. Lorsque le gouvernement conservateur est passé à l’action, il en a profité pour éliminer des emplois, mais, comme pour d’autres exercices de réduction et de privatisation, il n’a pas démontré qu’il pouvait faire des coupes sans que cela ait de conséquences.

Dès 2011, l’AFPC recommandait à SPAC de ne pas réduire le nombre de spécialistes en rémunération avant que le nouveau système ait fait ses preuves. Malgré nos avertissements, le ministère est allé de l’avant.

Nous lui avons aussi fait valoir qu’il refilait aux ministères et aux organismes beaucoup de tâches qu’ils n’avaient pas l’habitude d’effectuer. Il devrait, par conséquent, leur offrir une formation. Les cours offerts n’étaient pas obligatoires et inadéquats.

Peu après l’entrée en service de Phénix, l’AFPC a informé le gouvernement à maintes reprises que le nouveau système engendrait des problèmes et lui a demandé de ralentir sa mise en œuvre et le transfert de nouveaux dossiers. Le gouvernement a fait la sourde oreille et les fonctionnaires en paient maintenant le prix.

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Comment le système de paye a-t-il changé? Pourquoi le gouvernement a-t-il mis en place un nouveau système?

Le Projet de regroupement des services de paye a rassemblé les services de paye de divers ministères et agences au Centre des services de paye de la fonction publique à Miramichi, au Nouveau-Brunswick. Les conseillères et conseillers en rémunération des ministères pouvaient choisir de déménager à Miramichi, mais la plupart ont décliné l’offre de transfert. Il a donc fallu engager et former de nombreuses nouvelles personnes pour le Centre.

Le Projet de modernisation des services et des systèmes de paye a remplacé le système de paye désuet du gouvernement par un nouveau logiciel nommé Phénix. Certaines des entités fédérales qui se servent de Phénix, comme l’ARC et l’ASFC, ont leurs propres conseillers en rémunération.

La création du Centre des services de paye à Miramichi et le lancement de Phénix font partie de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye. Le site Web du Centre explique les motifs qui ont incité le gouvernement à changer de système.

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Quels genres de problèmes l’implantation du nouveau système a-t-elle engendrés?

L’implantation du système Phénix a créé de nombreux problèmes, par exemple :

  • Phénix ne reconnaît pas les horaires atypiques, donc les travailleurs ne sont pas correctement payés.
  • Il y a des erreurs de saisie des heures supplémentaires et du temps compensatoire, ce qui affecte la paye.·
  • Certaines indemnités n’ont pas été programmées dans le nouveau système.
  • Les employés ne reçoivent pas leur relevé d’emploi.
  • L’impôt sur le revenu est souvent mal calculé.
  • Certains employés n’ont jamais été payés parce que leur dossier a été supprimé du système.
  • En plus de ne pas recevoir leur paye, certains employés, par exemple ceux sur les navires de la Garde côtière, ne peuvent pas communiquer avec le Centre de paye (ni par courriel, ni par téléphone) lorsqu’ils sont en mer.
  • Les données n’ont pas été fournies à l’assureur (SunLife) afin que les indemnités d’assurance continuent d’être versées, notamment aux fonctionnaires qui reçoivent des prestations d’invalidité.
  • Des paiements excédentaires sont versés parce que des congés de maladie ne sont pas correctement entrés dans le système.
  • Absence d’un processus rapide pour activer les nouveaux dossiers aux fins de la pension.
  • Retards dans l’inscription des nouveaux employés, des stagiaires d’été et des employés occasionnels dans le nouveau système.
  • Retards dans le versement des pensions aux nouveaux retraités.
  • Atteintes à la vie privée.

En outre, certaines formes de rémunération et d’indemnités ne sont pas correctement calculées, par exemple :

  • le salaire pendant un congé avec étalement du revenu;
  • les indemnités de congé de maternité et de congé parental (les suppléments);
  • le salaire pendant un retour au travail progressif (fonctionnaires payés en partie par l’employeur et en partie par SunLife);
  • les augmentations d’échelon;
  • la rémunération d’intérim;
  • les prestations d’assurance-invalidité.

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Pourquoi y a-t-il autant de problèmes avec le système de paye?

Il y a trois problèmes systémiques avec le nouveau système de paye :

1. Manque de personnel : L’employeur a sous-estimé le nombre de personnes qu’il faut pour gérer efficacement les services de paye des ministères qui ont transféré leurs dossiers à Miramichi. Pendant des années, il a insisté pour dire que 550 personnes suffiraient à faire le travail qui était autrefois accompli par des milliers de conseillères et conseillers en rémunération. Il n’a pas réfléchi aux mesures qu’il devrait prendre si sa prédiction se révélait fausse.

2. Manque de formation et d’information : La formation sur le logiciel Phénix était lacunaire. De plus, la centralisation des services de paye à Miramichi et la mise en œuvre de Phénix ont créé de nouvelles tâches pour les gestionnaires, les spécialistes en ressources humaines et les agents et agentes des finances. Nombre d’entre eux l’ignorent ou n’ont pas été bien formés pour s’en acquitter.

3. Problèmes liés au logiciel : Le logiciel semble présenter des problèmes inhérents qui ne sont pas faciles à résoudre, surtout si l’on tient compte du manque de personnel au Centre de la paye à Miramichi.

Les membres du personnel du Centre de paye de Miramichi font de leur mieux pour émettre les payes correctement et à temps. Toutefois, le manque de personnel et de formation ainsi que les lacunes du nouveau système Phénix les empêchent de bien faire leur travail.


http://syndicatafpc.ca/phenix-nouvelles-faq?_ga=1....