Mise à jour du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) - COVID-19

16 mars 2020
Communiqué # 7 - Message du Commissaire - Renseignements au sujet du COVID-19

L’évolution de la situation relative à la COVID-19 sera naturellement une source de préoccupations pour nos employés et les membres de leur famille. Tout au long de cette période difficile, le Commissariat fera de son mieux pour continuer à protéger les droits des Canadiens tout en maintenant la santé et le bien-être des employés, dans le respect des conventions collectives et des lois sur les relations de travail.

Afin de continuer à protéger les droits des Canadiens, nous devons tenter de maintenir le plus possible l’intégralité de nos opérations, principalement par l’entremise de moyens technologiques et de modalités de travail flexibles.

Pour maintenir la santé des employés, nous devons au minimum suivre les consignes émises par les autorités de santé publique. À titre d’employeur, le Commissariat préconisera toujours ces consignes et verra à répondre le mieux possible aux autres préoccupations en matière de santé.

Je reconnais que nous sommes tous interpellés par l’importance de se soutenir les uns les autres alors que nous sommes plongés dans un environnement en mutation rapide.

La démarche décrite ci-dessous pourrait devoir être modifiée pour répondre à l’évolution de la situation. Nous continuerons à vous transmettre des mises à jour régulières.

Modalités de travail flexibles

Conformément aux principes énoncés ci-dessus, je vous encourage à adopter le travail à distance et des modalités de travail flexibles dans les cas où les besoins opérationnels et les circonstances le permettent.

Nos locaux du 30, rue Victoria à Gatineau et ceux de Toronto demeurent ouverts à ceux qui auront besoin d’y accéder. Toutefois, la plupart de nos employés seront en mesure de travailler à distance et on ne s’attend pas à ce qu’ils soient présents dans les locaux lundi. Les gestionnaires communiqueront avec le nombre restreint d’employés qui ne peuvent pas travailler à distance et dont la présence est requise sur place pour répondre aux besoins opérationnels. Soyons clairs : à moins que votre gestionnaire vous demande de vous présenter dans les locaux lundi, vous devriez rester à la maison.

Je tiens à vous rappeler que tous les employés du Commissariat qui peuvent le faire devraient se préparer à travailler de la maison à court préavis. Veuillez apporter à la maison votre ordinateur portatif et votre téléphone cellulaire ou jeton RSA le soir après chaque journée de travail.

Nous travaillons présentement avec les gestionnaires et les services de la TI pour prendre les mesures nécessaires pour que le plus grand nombre d’employés possible aient la capacité de faire du télétravail.

Afin de permettre à notre effectif de maximiser la productivité, sur le plan individuel et collectif, je vous invite à suivre les instructions suivantes :

  • utiliser les appareils mobiles lorsque c’est possible pour envoyer et recevoir des courriels;
  • se brancher au réseau VPN pour obtenir ce dont on a besoin sur le réseau organisationnel et se débrancher, ce qui permettra à d'autres personnes de faire de même;
  • limiter l’utilisation des sites gourmands en bande passante et utiliser uniquement Internet à des fins professionnelles;
  • limiter l'utilisation de la vidéoconférence sur le réseau du GC lorsque l'audioconférence suffit;
  • localiser tout fichier avant de quitter le bureau;
  • télécharger des documents en dehors des heures normales de travail.

Congés

Le premier ministre a recommandé aux Canadiens d’éviter les voyages internationaux. À la lumière de ces conseils, les employés doivent tenir compte des avis de santé publique aux voyageurs conformément aux avis actifs de santé aux voyageurs et doivent déclarer leur intention de voyager à leur gestionnaire.

Employés auxquels les responsables de la santé publique ont demandé de s’auto-isoler : si vous êtes en bonne santé et en mesure de travailler, vous serez invités à discuter de la possibilité de faire du télétravail avec votre gestionnaire. Si ce n'est pas possible, vous vous verrez accorder un « autre congé payé » (code 699), conformément à votre convention collective.

Il faudra examiner certains cas selon les circonstances qui leur sont propres (p. ex. si un employé choisit volontairement de se rendre dans les zones touchées, contrairement aux conseils de santé publique.)

Employés dont les enfants ne peuvent fréquenter l'école parce que celle-ci est fermée ou en raison de restrictions en vigueur relativement à la situation causée par le coronavirus vous devrez :

  • essayer de trouver d'autres solutions pour faire garder vos enfants;
  • si ce n'est pas possible, discutez de la possibilité de faire du télétravail avec votre gestionnaire;
  • si ce n’est pas possible, prenez un « autre congé payé » (code 699).

Ces dispositions reliées aux perturbations des opérations dans les écoles et les services de garde dues au coronavirus demeureront disponibles aux employés et aux gestionnaires le temps que dureront les perturbations dans les zones respectives et seront réexaminées le 10 avril 2020 par l’employeur.

Santé mentale

Le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines prépare actuellement un document d’information à l’intention des employés afin de présenter les ressources clés et les conseils qui nous permettront de continuer à nous occuper de la santé mentale dans nos milieux de travail.

Nous vous encourageons à demander de l'aide au besoin en communiquant avec le Programme d'aide aux employés (PAE), accessible en tout temps, en accédant à des soins grâce au Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) ou en recourant aux Services organisationnels spécialisés (SOS) offerts à l'échelle nationale.

Autres questions

Si vous avez des questions sur des sujets qui n’ont pas été abordés dans cet avis, veuillez les faire parvenir à cette adresse : retroaction-covid-19-feedback@priv.gc.ca.

Enfin, veuillez continuer à vous tenir au courant de la situation en consultant les sites Web Canada.ca/Coronavirus et GCIntranet.

Daniel Therrien

Commissaire

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

daniel.therrien@priv.gc.ca / Tél : 819-994-5841 / ATS : 819-994-6591


Rappel et précision - Communiqué # 6 - Avis de santé au travail - Renseignements au sujet du COVID-19

Tel qu’indiqué au cours des derniers jours, la situation entourant COVID-19 est très fluide. A ce moment, j’aimerais réitérer le message envoyé hier (voir ci-dessous) énonçant que le CPVP prendra une décision sur ses arrangements de travail lundi. Nous nous attendons que la majorité de nos employés seront autorisés à faire du télétravail, mais ceci ne sera pas toujours possible. Des décisions finales entourant cette planification se feront lundi avant qu’une décision puisse être annoncée.

Si vous êtes un gestionnaire et savez que certains membres de votre équipe n’auront pas accès à ce message au cours de la fin de semaine, svp vous assurer de les informer si vous avez une façon alternative de communiquer avec eux.

J’aimerais vous faire part des renseignements les plus récents en ce qui concerne la nouvelle maladie à coronavirus (COVID-19). Le Conseil exécutif de la direction (CED) s’est réuni encore une fois cet après-midi pour discuter de la façon dont le CPVP doit faire face à l’évolution de la situation.

Nous continuons de suivre de près et d’évaluer les événements et sommes constamment en communication avec les organismes centraux. Les conseils et les mesures qui ont été annoncés dans les messages précédents demeurent en vigueur.

Télétravail

Certains reportages dans les médias ont présenté de l’information erronée sur ce qui est prévu au gouvernement fédéral pour le télétravail. Nous sommes toujours en attente de directives sur le télétravail de la part des organismes centraux. Toutefois, le CPVP se réserve une certaine latitude quant à la façon de mettre en œuvre le télétravail.

Nous prévoyons être en mesure lundi de fournir aux employés de plus amples renseignements à cet égard.

Notre priorité consiste à répondre aux besoins des employés vulnérables. Les autres peuvent discuter avec leur gestionnaire de la possibilité de faire du télétravail. En plus, nous devons veiller à ce que les besoins opérationnels de l'organisation soient satisfaits.

Rappelons que tous les membres du personnel du Commissariat qui peuvent le faire devraient se préparer à travailler de la maison à court préavis. Veuillez apporter à la maison votre ordinateur portatif et votre téléphone cellulaire (ou jeton RSA) le soir après chaque journée de travail. (En raison de l’augmentation possible de l’utilisation de l’accès à distance (VPN) si de nombreux employés font du télétravail, veuillez télécharger à la fin de chaque journée les documents sur lesquels vous pourriez travailler. Si vous travaillez de la maison, veuillez limiter votre utilisation des sites gourmands en bande passante et utiliser uniquement l’Internet à des fins professionnelles de façon à ce que la bande passante soit disponible pour les fonctions officielles.)

Groupe de gestion de crise COVID-19 du CPVP

Afin de gérer et de coordonner la réponse à la crise, un groupe de gestion de crise COVID-19 (GGCC) a été créé plus tôt aujourd’hui au CPVP. Les membres de ce groupe représentent tous les secteurs du CPVP.

Ce groupe se réunira quotidiennement pour faire le suivi des questions liées au COVID-19, prendre les mesures qui s’imposent, au besoin, et faire le point. Il s’assurera aussi que les employés disposent de l’information la plus à jour. Plus de détails vous seront fournis prochainement relativement aux activités de ce groupe.

Sources d’information pour les employés

Nous sommes conscients que les employés sont inquiets de la situation et qu’ils sont en quête d’information.

Nous vous demandons de vérifier vos courriels ainsi que le site intranet du CPVP pour obtenir les renseignements les plus récents. Nous savons que certains employés n’ont pas d’accès à distance. Ces derniers peuvent donc appeler à la ligne d’urgence du CPVP (819-994-5300).

Employés qui se sentent malades

Les employés qui se sentent malades ou qui ont voyagé de/vers un pays à risque doivent rester chez eux et suivre les conseils des autorités en matière de santé publique. Il est aussi très important que vous restiez chez vous si vous tombez malade pour éviter de propager la maladie à d’autres personnes.

Vous devriez vous mettre vous-même en quarantaine pendant 14 jours si :

  • vous avez des symptômes de maladie;
  • une personne qui vit avec vous est malade et a des symptômes possibles de COVID-19; ou
  • vous avez été en contact direct avec une personne qui a contracté le COVID-19.

Veuillez communiquer avec votre superviseur si vous êtes malade ou si vous devez vous mettre vous-même en quarantaine.

Nous vous remercions de votre aide en veillant toujours à faire le nécessaire pour restreindre la propagation du virus. Par exemple, lavez-vous les mains consciencieusement avec de l’eau et du savon; utilisez le désinfectant pour les mains à base d’alcool qui est fourni au bureau; couvrez votre nez et votre bouche avec un mouchoir en papier lorsque vous toussez ou éternuez ou servez-vous de votre bras (coude ou épaule) pour tousser ou éternuer.

La principale source d’information faisant autorité sur la maladie à coronavirus (COVID-19) pour tous les Canadiens, y compris les employés du gouvernement du Canada, est le site Canada.ca/coronavirus, ainsi que la ligne d’information sur le COVID-19 (1-833-784-4397). Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez vous adresser à votre superviseur.

Dans de telles circonstances, il est naturel d’éprouver différents niveaux d’anxiété. Rappelons que le Programme d’aide aux employés fournit des conseils confidentiels gratuits, à court terme, pour les problèmes personnels ou liés au travail ainsi que des conseils en cas de crise aux employés et aux membres de leur famille immédiate.

Daniel Nadeau, CPA, CGA

Sous commissaire et Dirigeant principal des finances (DPF), Secteur de la gestion intégrée

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Daniel.nadeau@priv.gc.ca / Tél : 819-994-6503 / ATS : 819-994-6591